sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
LEY 527 DE 1999
por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y se dictan otras disposiciones.
Artículo 7°. Firma. Cuando cualquier norma exija la presencia de una firma o establezca ciertas consecuencias en
ausencia de la misma, en relación con un mensaje de datos, se entenderá satisfecho dicho requerimiento si:
a) Se ha utilizado un método que permita identificar al iniciador de un mensaje de datos y para indicar que el
contenido cuenta con su aprobación;
b) Que el método sea tanto confiable como apropiado para el propósito por el cual el mensaje fue generado o
comunicado.
Lo dispuesto en este artículo se aplicará tanto si el requisito establecido en cualquier norma constituye una
obligación, como si las normas simplemente prevén consecuencias en el caso de que no exista una firma.
CODIGO PENAL
ARTICULO 218. PORNOGRAFIA CON MENORES.
La pena se aumentará de una tercera parte a la mitad cuando el responsable sea integrante de la familia de la víctima.
ARTICULO 219. TURISMO SEXUAL.
artículo 219-a. utilización o facilitación de medios de comunicación para ofrecer servicios sexuales de menores.
Las penas señaladas en el inciso anterior se aumentarán hasta en la mitad (1/2) cuando las conductas se realizaren con menores de doce (12) años.
ARTÍCULO 219-B. OMISIÓN DE DENUNCIA.
Si la conducta se realizare por servidor público, se impondrá, además, la pérdida del empleo.
La pena se aumentara en la mitad cuando la conducta se realizare con menor de doce (12) años.
Si la conducta se realizare por servidor público, se impondrá, además, la pérdida del empleo.
TITULO V. DELITOS CONTRA LA INTEGRIDAD MORAL CAPÍTULO ÚNICO
DE LA INJURIA Y LA CALUMNIA
ARTÍCULO 220 - Injuria. El que haga a otra persona imputaciones deshonrosas, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años y multa de diez (10) a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 221 - Calumnia. El que impute falsamente a otro una conducta típica, incurrirá en prisión de uno (1) a cuatro (4) años y multa de diez (10) a mil (1.000) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 222 - Injuria y calumnia indirectas. A las penas previstas en los Artículos anteriores quedará sometido quien publicare, reprodujere, repitiere injuria o calumnia imputada por otro, o quien haga la imputación de modo impersonal o con las expresiones se dice, se asegura u otra semejante.
ARTÍCULO 223 - Circunstancias especiales de graduación de la pena. Cuando alguna de las conductas previstas en este título se cometiere utilizando cualquier medio de comunicación social u otro de divulgación colectiva o en reunión pública, las penas respectivas se aumentarán de una sexta parte a la mitad.
Si se cometiere por medio de escrito dirigido exclusivamente al ofendido o en su sola presencia, la pena imponible se reducirá hasta en la mitad.
ARTÍCULO 224 - Eximente de responsabilidad.- No será responsable de las conductas descritas en los Artículos anteriores quien probare la veracidad de las imputaciones.
Sin embargo, en ningún caso se admitirá prueba:
1.- Sobre la imputación de cualquier conducta punible que hubiere sido objeto de sentencia absolutoria, preclusión de la investigación o cesación de procedimiento o sus equivalentes, excepto si se tratare de prescripción de la acción, y
2.- Sobre la imputación de conductas que se refieran a la vida sexual, conyugal, marital o de familia, o al sujeto pasivo de un delito contra la libertad y la formación sexuales.
ARTÍCULO 225 - Retractación. No habrá lugar a responsabilidad si el autor o partícipe de cualquiera de las conductas previstas en este título, se retractare voluntariamente antes de proferirse sentencia de primera o única instancia, siempre que la publicación de la retractación se haga a costa del responsable, se cumpla en el mismo medio y con las mismas características en que se difundió la imputación o en el que señale el funcionario judicial, en los demás casos.
No se podrá iniciar acción penal, si la retractación o rectificación se hace pública antes de que el ofendido formule la respectiva denuncia.
ARTÍCULO 226 - Injuria por vías de hecho. En la misma pena prevista en el artículo 220 incurrirá el que por vías de hecho agravie a otra persona.
ARTÍCULO 227 - Injurias o calumnias recíprocas. Si las imputaciones o agravios a que se refieren los Artículos 220, 221 y 226 fueren recíprocas, se podrán declarar exentos de responsabilidad a los injuriantes o calumniantes o a cualquiera de ellos.
ARTÍCULO 228 - Imputaciones de litigantes. Las injurias expresadas por los litigantes, apoderados o defensores en los escritos, discursos o informes producidos ante los tribunales y no dados por sus autores a la publicidad, quedarán sujetas únicamente a las correcciones y acciones disciplinarias correspondientes.
DE LA MENDICIDAD Y TRÁFICO DE MENORES.
ARTÍCULO 231- Mendicidad y tráfico de menores.- El que ejerza la mendicidad valiéndose de un menor de doce (12) años o lo facilite a otro con el mismo fin, o de cualquier otro modo trafique con él, incurrirá en prisión de uno (1) a cinco (5) años.
La pena se aumentará de la mitad a las tres cuartas partes cuando:
1.- Se trate de menores de seis (6) años,
2.- El menor esté afectado por deficiencias físicas o mentales que tiendan a producir sentimientos de conmiseración, repulsión u otros semejantes.
CÓDIGO DE PROCEDIMIENTO PENAL
CAPITULO V.
CADENA DE CUSTODIA
ARTÍCULO 261. RESPONSABILIDAD DE CADA CUSTODIO. Cada servidor público de los mencionados en los artículos anteriores, será responsable de la custodia del contenedor y del elemento material durante el tiempo que esté en su poder, de modo que no pueda ser destruido, suplantado, alterado o deteriorado.
ARTÍCULO 262. REMANENTES. Los remanentes del elemento material analizado, serán guardados en el almacén que en el laboratorio está destinado para ese fin. Al almacenarlo será previamente identificado de tal forma que, en cualquier otro momento, pueda ser recuperado para nuevas investigaciones o análisis o para su destrucción, cuando así lo disponga la autoridad judicial competente.
Cuando se tratare de otra clase de elementos como moneda, documentos manuscritos, mecanografiados o de cualquier otra clase; o partes donde constan números seriales y otras semejantes, elaborado el informe pericial, continuarán bajo custodia.
ARTÍCULO 263. EXAMEN PREVIO AL RECIBO. Toda persona que deba recibir un elemento material probatorio y evidencia física, antes de hacerlo, revisará el recipiente que lo contiene y dejará constancia del estado en que se encuentre.
CÓDIGO DE COMERCIO
ARTÍCULO 48.- Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico-contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
ARTÍCULO 51.- Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
ARTÍCULO 54.- El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
DECRET0 2649
ARTÍCULO 123. Soportes. Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechados y autorizados por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Los soportes deben adherirse a los comprobantes de contabilidad respectivos o, dejando constancia en estos de tal circunstancia, conservarse archivados en orden cronológico y de tal manera que sea posible su verificación.
Los soportes pueden conservarse en el idioma en el cual se hayan otorgado, así como ser utilizados para registrar las operaciones en los libros auxiliares o de detalle.
DECRETO NUMERO 1584 DE 1994
por el cual se reglamenta la clasificación y calificación en el registro de proponentes y se dictan otras disposiciones.
El Presidente de la República de Colombia, en ejercicio de sus facultades constitucionales y legales y en especial de las que le confieren los artículos 22 y 79 de la Ley 80 de 1993 y 6 del Decreto 856 de 1994.
DECRETA:
CAPITULO I
DISPOSICIONES GENERALES
Artículo 1º Definiciones. Para los efectos del presente Decreto se atenderán las siguientes definiciones:
1. Calificación: La asignación, por parte del proponente del puntaje que le corresponde según lo previsto en el presente Decreto y la fijación consecuente del monto máximo de contratación.
2. Clasificación: La determinación, por parte del proponente, de la o las actividades, especialidades y grupos que le correspondan, según la naturaleza de los trabajos que estime pueda contratar con las entidades estatales.
3. Entidad estatal: Las contempladas en el artículo 2º de la Ley 80 de 1993.
4. Proponente: Persona natural o jurídica que esté sujeta a inscribirse en el registro de proponentes de que trata el artículo 22 de la Ley 80 de 1993.
5. Salario mínimo: El salario mínimo mensual legal vigente al momento de causación.
Artículo 2º Autoevaluación. Los proponentes se calificarán y clasificarán autónomamente, atendiendo las condiciones previstas en la Ley 80 de 1993, este Decreto y demás normas concordantes.
Artículo 3º Componentes de la clasificación. La clasificación del proponente indicará la actividad en que se inscribe de manera genérica, como constructores quienes aspiren a celebrar contratos de obra; consultores quienes aspiren a celebrar contratos de consultoría; y, proveedores quienes aspiren a celebrar contratos de suministro y compraventa de bienes muebles. Del mismo modo se señalará la o las especialidades y los grupos que corresponda dentro de cada actividad.
La clasificación podrá presentarse en su identificación numérica, señalando la actividad correspondiente en donde constructores serán 1. consultores 2. y proveedores 3., adicionada al código de la especialidad y grupo respectivos.
Artículo 4º No exclusividad. Los proponentes se podrán clasificar en una o varias actividades, especialidades o grupos, en un mismo acto de inscripción.
Cuando un mismo proponente se clasifique en varias actividades, especialidades o grupos, deberá atender lo regulado para cada caso.
Formulario, documentos indispensables y certificado
Artículo 5º Formulario único para inscripción. En los términos del artículo 22 de la Ley 80 de 1993, se adopta el formulario de inscripción en el registro de proponentes, el cual incluirá la siguiente información:
1. Nombre, o denominación o razón social, según el caso.
2. Documento de identificación del proponente.
3. Nombre, documento de identidad y facultades del representante legal.
4. Domicilio principal y dirección para notificaciones.
5. Número de la matrícula mercantil y Cámara de Comercio donde estuviere inscrito.
6. Fecha de adquisición de personería jurídica.
7. Profesión, fecha de grado y número de tarjeta profesional.
8. Información financiera, indicando:
a) Activo total;
b) Activo corriente;
c) Pasivo corriente;
d) Pasivo total;
e) Patrimonio;
f) Ingresos operacionales.
9. Relación de contratos indicando:
a) Contratos ejecutados;
b) Contratos en ejecución;
c) En relación con los contratos ejecutados la cuantía, expresada en términos de valor actualizado y los respectivos plazos y adiciones, los datos e informaciones sobre cumplimiento en contratos anteriores, experiencia, capacidad técnica y administrativa, relación de equipo y su disponibilidad, multas y sanciones impuestas y el término de su duración.
Para los contratos se expresará, además, en cada caso, la actividad, especialidad y grupo dentro del cual se hayan ejecutado, así como su valor en salarios mínimos legales mensuales vigentes a la fecha de terminación del contrato o a la fecha de inscripción cuando se trate de contratos en ejecución, indicando los plazos totales de ejecución.
10. Relación del personal vinculado a la actividad (es) en la que se clasifique el aspirante, precisando:
a) Si se trata de personal administrativo, profesionales universitarios, intermedios o tecnólogos;
b) Tipo de vinculación.
11. Clasificación como constructor, consultor y/o proveedor y la o las especialidades y grupo o grupos correspondientes.
12. Calificación (K) que se otorga el proponente.
13. Area específica en la cual se haya obtenido la experiencia, y aquella respecto de la cual se deriven los ingresos de acuerdo con los criterios de clasificación.
14. Relación de equipo y su disponibilidad.
15. Certificación de conformidad del sistema de calidad.
Parágrafo. El formulario anteriormente señalado será único para todos los proponentes y deberá utilizarse así mismo para las renovaciones, actualizaciones, modificaciones y cancelación de la inscripción. A los proponentes solo les será exigible el suministrar la información que por su condición corresponda.
Artículo 6º Certificación. En los términos del artículo 22 de la Ley 80 de 1993, se adopta el formato de certificación que deberán utilizar las cámaras de comercio. En el formato de certificación se incluirán los siguientes datos:
1. Datos introductorios:
a) El nombre de la cámara de comercio que certifica;
b) Fecha de la certificación.
2. Datos de existencia y representación:
a) Nombre completo, denominación o razón social del proponente, tipo y número del documento de identidad;
b) Número del registro del proponente;
c) Fecha de inscripción en el registro de proponentes;
d) Domicilio;
e) Fecha e identificación del documento que da fe de la adquisición de personería jurídica;
f) Nombre completo del representante legal y número del documento de identificación del mismo;
g) Facultades del representante legal y limitaciones a las mismas.
3. Datos de los contratos en ejecución y ejecutados:
a) Objeto del contrato;
b) Lo señalado el 5º párrafo de la primera parte del artículo 22 de la Ley 80 de 1993.
4. Datos sobre la relación de equipos y su disponibilidad y capacidad técnica de proveedores.
5. Datos sobre la clasificación del proponente:
a) La actividad, especialidad o especialidades y grupo o grupos a que pertenece;
b) Area o áreas específicas en donde el proponente haya acreditado su experiencia y aquella respecto de la cual deriva ingresos operacionales.
6. Datos sobre la calificación: Capacidad máxima de contratación, con indicación de la fórmula que se utiliza para llegar al resultado y los puntajes obtenidos por experiencia y capacidad de organización, según corresponda.
7. Datos relativos a información de entidades estatales: información que afecte al contratista extractada de la suministrada por las entidades estatales en cumplimiento de lo previsto en el artículo 22.1 de la Ley 80 de 1993.
8. Datos relativos al sistema de calidad: En caso de presentarse documento idóneo y solicitud expresa, constancia de haber obtenido certificado de conformidad de su sistema de calidad.
Artículo 7º Esquema gráfico de formularios y certificaciones. A más tardar el 29 de julio de 1994 las cámaras de comercio, a través de la Confederación Colombiana de Cámaras de Comercio, Confecámaras, presentarán a la Superintendencia de Industria y Comercio para su aprobación, el esquema gráfico y la papelería que utilizarán para dar cumplimiento a lo previsto en los dos artículos anteriores. Los formularios y modelo de certificación deberán acogerse de manera uniforme por todas las cámaras de comercio.
Las instrucciones que las cámaras de comercio den a conocer al público sobre el diligenciamiento del formulario y la solicitud de certificados deberán adaptarse en un todo a lo dispuesto en las normas sustantivas que regulan el registro de proponentes.
Artículo 8º Documentación e información estrictamente indispensables. Para realizar la inscripción, las cámaras de comercio podrán exigir:
1. El formulario adoptado para el efecto en este Decreto, diligenciado en debida forma y en el cual el representante legal o el proponente persona natural certifique la veracidad de la información suministrada.
2. En caso de solicitud de inscripción, renovación, modificación y actualización, según corresponda, los siguientes documentos:
a) Prueba del acto de constitución y de las facultades de su representante legal;
b) Certificado respecto de la conformidad del sistema de calidad expedido por entidad autorizada para el efecto según las normas vigentes.
Los proponentes cuyos datos no se encuentren en el registro público mercantil, deberán informar los necesarios al momento de solicitar su inscripción en el de proponentes, sin que ello implique inscripciones adicionales, siguiendo para el efecto el procedimiento y debiendo mantener los soportes correspondientes por el tiempo señalado en el parágrafo de este artículo.
Parágrafo. Conservación de documentos. En todo caso, el proponente deberá conservar los documentos de soporte de la información suministrada, por todo el tiempo durante el cual mantenga el dato respectivo afectando su inscripción y allegarla a la autoridad respectiva cuando ello sea preciso de acuerdo con la Ley 80 de 1993 y las normas que la desarrollan.
CAPITULO II
CALIFICACION DE CONSTRUCTORES, CONSULTORES Y PROVEEDORES
Artículo 9º Procedimiento para la calificación de constructores. Los constructores se autocalificarán mediante la evaluación de los factores de experiencia (E), capacidad financiera (Cf), capacidad técnica (Ct) y capacidad de organización (Co), con base en los cuales establecerán el monto máximo de contratación (K) para un año en términos de salarios mínimos.
DECRETO 2150
ARTÍCULO 11. SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.
Prohíbese a los funcionarios públicos el registro notarial de cualquier sello elaborado para el uso por Ia Administración Pública.
ARTÍCULO 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
ARTÍCULO 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único.
ARTÍCULO 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original
Acuerdo 060
ACUERDO AGN 060 DE 2001
ARTICULO CUARTO: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
ARTICULO SEXTO: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto. Si se presentan errores en la numeración, se dejará constancia por escrito, con la firma del Jefe de la dependencia a la cual está asignada la función de numerar los actos administrativos.
ARTICULO NOVENO : Conservación documental: Las entidades son
responsables por la adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “ Cartuchos de disco flexible de 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
Es recomendable la utilización de papelería con gramaje entre 75 y 90 g/m2, libre de ácido y exento de lignina cuyo valor de pH esté en rango de 7.0 a 8.5 de acuerdo con los aspectos contemplados en la NTC 4436 “ Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”. Las tintas de impresión deben poseer estabilidad química, ser insolubles en contacto con la humedad, no presentar modificación de color y no transmitir acidez al soporte.
Para la información generada o guardada en medios magnéticos, deben seguirse las instrucciones de sus fabricantes en relación con su preservación y debe producirse en formatos compatibles, cuidando la posibilidad de recuperación, copiado y reproducción libre de virus informáticos. La manipulación, las prácticas de migración de la información y la producción de backups, serán adaptadas para asegurar la reproducción y recuperación hasta tanto se estandaricen los sistemas de almacenamiento y formatos de grabación de la información.
ARTICULO DÉCIMO CUARTO: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
NTC 1673 “papel y cartón: papel para escribir e imprimir” .
NTC 2223:1986 “equipos y útiles de oficina. tinta líquida para escribir”.
NTC 4436 1998. conservación preventiva información y documentación. papel para documentos de archivo. requisitos para la permanencia y durabilidad.
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